Egal ob es um Steuererklärung geht, Geschäftsrechnungen, Broschüren oder Verträge – traditionelle Papierdokumente werden immer seltener und die Zukunft gehört dendigitalen Formaten. Wie dem in den 90ern entwickelten PDF (Portable Document Format), das zu den am Häufigsten verwendeten Dateitypen gehört. Selbst wenn Sie derzeit keine Lizenz für eine kostenpflichtige PDF-Bearbeitungssoftware haben, gibt es Applikationen und Methoden, die es Ihnen erlauben, produktiver mit PDFs zu arbeiten. Wir haben eine Auswahl davon in den folgenden Tipps zusammengefasst.
PDF in Worddokumente umwandeln
PDFs zu verändern oder Fehler zu korrigieren, kann ein Problem darstellen, wenn man kein entsprechendes Bearbeitungsprogramm hat. Ein traditioneller Workaround sieht so aus, dass ein Dokument ausgedruckt wird, um den Fehler zu korrigieren und dann erneut eingescannt. Neben der Verschwendung von Papier und dem hohen Zeitaufwand gibt es weitere Probleme mit diesem Workaround. Die Qualität und Glaubwürdigkeit eines Dokuments werden gerade von größeren Korrekturen negativ beeinträchtigt. Darüber hinaus sind Dokumente, die ursprünglich als bearbeitbare PDFs generiert wurden, nach dem erneuten Einscannen oft nicht mehr auf dieselbe Weise veränderbar.
Sie können dies ohne die Hilfe kostenpflichtiger Programme umgehen, indem Sie Ihr PDF zuerst in ein Worddokument umwandeln. Das manuelle Kopieren von PDF-Inhalten geht jedoch leider häufig mit Formatierungsproblemen einher. Wenn ein Dokument dann noch mehrere Seiten hat, kann die Überarbeitung zeitintensiv werden. Glücklicherweise gibt es von Adobe, dem Erfinder des Formats eine kostenlose Online-Applikation, die es erlaubt, PDF in Word umzuwandeln. Dieses Tool könnte nicht einfacher zu verwenden sein. Wählen Sie die zu konvertierende Datei entweder per Drag-and-Drop oder klassisch über Ihren Dateimanager aus, den Rest übernimmt die Software. Nachdem das PDF vollständig hochgeladen wurde, wird automatisch ein .doc bzw. ein .docx zum Download für Sie zur Verfügung gestellt.
PDF in JPEG umwandeln
Obwohl PDF weltweit Standard ist, stellt es für die Veröffentlichung online in manchen Fällen nicht die beste Option dar. Bilder und Grafiken in PDF sind zwar gestochen scharf, doch sie tendieren dazu sehr groß zu sein und das kann es schwieriger machen, sie per E-Mail zu teilen. Während Text (HTML) und Bilder (JPEG, PNG) direkt durch den Internetbrowser dargestellt werden können, benötigen Benutzer für PDFs entweder die Adobe App oder ein alternatives Plug-in. Zuletzt können große PDF-Dateien ein Hindernis für Webseitenbesucher darstellen, die mobil surfen oder kein unbegrenztes Datenlimit haben.
Bei Dateien, die nicht für den Druck intendiert sind, kann es dementsprechend vorteilhaft sein, wenn man die Möglichkeit hat, sie in ein JPEG oder sogar ein PNG (Portable Network Graphics) umzuwandeln. Vertrauenswürdige kostenlose Web-Applikationen, die dies gewährleisten können, findet man unter anderem bei Adobe selbst oder indem man die Suche auf bewährten online Publikationen wie CHIP bemüht.
JPEG Bilder aus einem PDF extrahieren
Sie benötigen ausschließlich die Bilder oder Grafiken eines PDFs als Bilddateien? Kein Problem. Wenn es sich um ein einzelnes Bild handelt, klicken Sie im geöffneten Dokument mit der rechten Maustaste darauf. Aus dem Kontextmenü, das sich öffnet wählen Sie “Bild speichern unter” und in der Folge als Dateityp “JPEG” und den Speicherort.
Falls Sie alle Bilder aus einem umfangreicher Dokument extrahieren wollen, empfiehlt sich dafür ein kostenloses Webtool, das in der Lage ist, Text und Bildelemente voneinander zu trennen. Funktionieren tut das Ganze nach dem inzwischen bekannten Prinzip: PDF hochladen, umgewandelte Datei(en) herunterladen.
PDFs unterschreiben
Die Zeiten, in denen man jedes Dokument ausdrucken und erneut einscannen musste, um es unterschrieben zurückzusenden sind dankenswerterweise vorbei. Wesentlich effizienter und umweltfreundlicher ist es, elektronische Signaturen zu verwenden.
Kostenlose Applikationen, die dies erlauben, sind online verfügbar. Wer allerdings digitale Unterschriften häufiger geschäftlich nutzen möchten und eventuell auch Signaturen einholen, sollte eventuell eine professionelle kostenpflichtige Software wie Docusign in Betracht ziehen.
PDFs übersetzen
Sollten Sie sich in einer Position befinden, in der Sie ein PDF aus einer anderen Sprache übersetzen müssen, brauchen Sie den Text nicht manuell in ein Übersetzungsprogramm einfügen. Rufen Sie anstelle dessen mit Ihrem Browser den Google Übersetzer auf und wählen Sie oben den Reiter “Dokumente”. Klicken Sie auf “Computer durchsuchen” und wählen Sie das PDF Dokument aus, das übersetzt werden soll und die Zielsprache. Nachdem Sie “Übersetzen” gedrückt haben, generiert Google Ihre Übersetzung und stellt Ihnen diese sobald sie fertiggestellt wurde, als Datei zum Download bereit.
PDFs zusammenfügen
Um Dokumente zu kombinieren, gibt es effektivere Wege, als diese auszudrucken und die gewünschten Seiten dann erneut gemeinsam einzuscannen. Speichern Sie die Dateien (Worddokumente, Excel Tabellen, Grafiken, etc.) anstelle dessen zuerst als PDFs und benutzen Sie dann die “Zusammenfügen” Option eines der vielen verfügbaren kostenlosen Onlinetools. Die meisten dieser Applikationen erlauben es Ihnen darüber hinaus einzelne Seiten auszuwählen und die Reihenfolge beliebig zu verändern.
Das Erstellen von Portfolios oder das Zusammenfügen von Informationen aus verschiedenen Quellen und Dateitypen wird auf diese Weise kinderleicht.
Fazit
Digitale Dokumentformate leisten einen großen Beitrag zu einem umweltfreundlichen effektiven Geschäftsbetrieb. PDFs im Speziellen haben sich in vielen Bereichen der Bürokratie und Administration durchgesetzt und sind aus dem modernen Alltag kaum mehr wegzudenken. Mit den richtigen Onlinetools können Sie das Format nicht nur meistern, sondern von seinen Möglichkeiten profitieren.